南極ＯＢ会会則 |
| 第１章 総 則 第１条（名称） 本会は, 南極ＯＢ会 と称する． 第２条（事務局） 本会は，事務局を 東京都千代田区西神田２丁目３番２号牧ビル ３０１号室に置く． ２ 本会は，支部を必要な地に置くことができる． 第３条（目的） 本会は，会員の親睦と南極に関する知識の普及活動を行い， 南極事業の発展に寄与することを目的とする． 第４条（事業） 本会は,前条の目的を達成するため次の事業を行う． （１）会員相互の親睦向上のための諸事業 （２）南極ＯＢ会報の発行 （３）南極観測発展に協力・寄与するための諸事業 （４）その他本会の目的を達成するために必要な事業 （５）会員・会友の名簿管理 第２章 会 員 第５条（種別） 本会は,次の「会員」をもって組織する． ・南極観測隊員（オブザーバーを含む） ・「宗谷」乗組員 ・運営委員会から推薦された者 ２ 本会の活動に関係が深く入会を希望する個人または団体を、運営委員会の 推薦 に より「会友」または「賛助会員」とすることができる． 第６条（会費等） 本会は，別に定める会費等を会員・会友・賛助会員から徴収できる． 第３章 役 員 第７条（種類） 本会に次の役員を置く． ・会 長 １ 名 総会において会員の中から選出する ・副会長 若干名 会長の指名による ・特別顧問 若干名 会長の推薦による ・評議員 若干名 会長の推薦による ・幹事 若干名 支部幹事・隊次幹事・職域幹事で構成し、 関係母体の推薦による ・運営委員 10名程度 首都圏の会員の中から会長が指名する． 運営委員長は運営委員の中から会長が指名する ・監事 ２名 会長の委嘱による 第８条（職務） 本会役員の任務は次のとおりとする． ・会長は，本会を代表し，会務を総理する ・副会長は，会長を補佐する．会長に事故あるときは， 運営委員長がその職務を代行する ・評議員は，会長の諮問に応じて助言する ・幹事は，会員および運営委員会との連絡に務める ・運営委員は，会長の命を受けて会務を処理する ・支部長は，本会と支部との連絡を密にし会務を遂行する ・監事は，監査を行う 第９条（任期） 本会運営委員の任期は２年とする．ただし再任を妨げない． 第４章 総 会 第１０条（総会） 総会は会長が招集する． 総会は毎年１回開催し，本会の運営上重要な事項を議決する． ２ 会長が必要と認めたときは臨時総会を招集できる． 第１１条（議長） 総会の議長は出席する会員の中から選出する． 第１２条 総会では次の事項を議決する． ・事業報告および収支決算 ・事業計画および収支予算 ・会長の選任 ・その他運営委員会で必要と認めた事項 第１３条 総会の議決は出席者の多数決による． 第１４条 総会の議事は議事録を作成し，会員に通知する． 第５章 運営委員会 第１５条（構成） 運営委員会は，運営委員をもって構成する． 第１６条（機能） 運営委員会は，本会運営の重要事項を審議し，会務を執行する． 第６章 委員会 第１７条（委員会） 運営委員会が必要と認めたときは，会長の承認を得て， 本会に委員会を設置することができる． 第７章 支 部 第１８条 各地方に支部を置くことができる． 第１９条 各支部は，支部長を選出し，支部幹事を定める． 第８章 財産および会計 第２０条 本会の財産は，次に掲げるものをもって構成する． ・会費等 ・寄付金品 ・財産から生じる収入 ・事業に伴う収入 ・その他の収入 第２１条 本会の経費は，財産をもって支弁する． 第２２条 本会の財産は会長が管理し，会長の指示により運営委員会が経理する． 第９章 補 則 第２３条（運用規程） この会則の運用のために，別途運用規程を定める． 第２４条（会則の変更） この会則の変更は総会の議決をもって行うことができる． 付 則 この会則は，２００４年１１月１日から施行する． この会則（改正）は，２００７年１１月８日から施行する． この会則（改正）は，２０１０年６月１９日から施行する． この会則（改正）は、２０１４年６月２２日から施行する． |
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会則運用規程 |
| 第１章 会 員 第１条 「ふじ」「しらせ」の乗組員は職域幹事の推薦により会員となる． 第２章 情報連絡 第２条 会員・会友への情報連絡は，南極ＯＢ会会報，ホームページ，電子メール， 文書送付（ファックスを含む）等 とする． 第３章 会費等 第３条 会費は，当分の間，徴収しない． 第４条 情報連絡を受けようとする者は，通信費として個人にあっては 3,000円、団体にあっては10,000円を収める． 第４章 総会 第５条 総会は，ミッドウィンター祭の日に開催する． 第５章 事業および会計 第６条 本会の会計年度は４月１日から翌年の３月３１日とする． 第７条 総会日までの事業計画・予算は，前年の総会で承認された事業計画・予算 に準じて執行する． 第６章 支部 第８条 支部は次の１５支部とする． 北海道、秋田、新潟、宮城、長野、北陸、茨城、東海、京都、 阪神、山陰、山陽、四国、九州、沖縄 第９条 支部は支部ごとに細則を定めることができる． 第７章 委員会 第１０条 本会に，次の委員会を置く． ・運営委員会 ・広報委員会 ・５０周年記念事業継続委員会 ・アーカイブ委員会 ・南極教室委員会 ・企画委員会 第８章 事務局 第１１条 事務局に事務局員（非常勤）をおくことができる． 第１２条 会員・会友の訃報が入ったときは，弔電等を送ることができる． 第９章 補 則 第１３条 この運用規程の変更は，運営委員会で審議し，総会の承認を得て 行うことができる． 付 則 この運用規程は，２００７年１１月８日から施行する． この運用規程（改正）は，２００８年１１月２７日から施行する． この運用規程（改定）は、２０１４年６月２２日から施行する． |
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南極 OB 会 個人情報等の取り扱い方針
南極OB会（以下、OB会）は、南極OB会会員等（以下、会員）の個人情報を取り扱うにあたって、その重要性を認識し、プライバシー保護の観点から基本的な方針を「南極OB会個人情報等の取り扱い方針」として定める。
１．個人情報とは
個人情報とは、会員の氏名や生年月日等、特定の個人を容易に認識し得る情報を指す。
２．個人情報の収集と会員名簿
OB会は、運営に必要な限りにおいて会員の氏名、メールアドレス、電話番号、連絡住所等の個人情報を適法かつ公正な手段によって収集し、「会員名簿」を作成する。
３．個人情報の利用目的
OB会が会員の個人情報を利用するのは以下の場合に限り、目的外には利用しない。
・OB会が会員に会報等の刊行物や各種案内を送付する場合。
・OB会が会員に連絡を取る必要が生じた場合。
・OB会における事業の改善のために何らかの分析を行う場合（この場合、会員個人を特定することはない）。「会員名簿」の利用や提供は取扱い方針に従い、利用目的の範囲内で行う。
４．個人情報の管理と名簿管理者
OB会は、会員の個人情報を細心の注意を持って取り扱い、厳重に管理する。名簿の日常の管理、運用は事務局長（以下、「名簿管理者」とする）が行う。名簿管理者は取り扱う個人情報について、不正なアクセス、紛失、漏洩等のおそれに対しては組織および技術上の合理的な防止策や是正策を講じる。
５．個人情報の第三者への提供・開示
OB会は、会員の個人情報を以下の場合を除いて、第三者に提供または開示はしない。
・会員本人の同意があった場合。
・法令に基づいて、公的機関から求められた場合。
・OB会の業務を遂行するためにOB会と機密保持契約を締結した業務委託先等の第三者に対して必要最小限の情報を提供する場合。
６．個人情報の安全対策
会員が個人情報の照会、修正、追加、削除等を希望する場合は、会員相互が会員名簿等の情報を照会できるシステム*に従い、本人であることを確認の上、対応する。
７．法令、規範の遵守、個人情報保護方針の変更
OB会は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他の規範を遵守する。また、この方針ならびにそれに基づく個人情報保護の取り扱いについて定期的に点検して継続的に改善に努める。本方針が予告なしに変更されることがあるが、変更については、会報、ホームページ等に掲載する。
*会員相互が会員名簿などの情報を照会できるシステムは別途定める。
本方針は２０１４年６月２２日より施行する。
「南極OB会個人情報の取り扱い方針」に基づき
会員相互が会員名簿などの情報照会できるシステムについて次の場合に必要最小限の個人情報が利用されます。
1. 会報の発送、OB会主催行事の案内ならびに支部からの案内を発送するとき。
2. 隊次同窓会、OB会内同好会等の親睦会開催にあたり、幹事担当のOB会員・会友から申し出があり、提供が適正と認められたとき。
3. その他OB会活動において提供が必要と認められたとき。
＜個人情報申請の手続き＞
隊次同窓会・OB会内同好会などを開催するために、該当者の住所などの個人情報が必要な場合は以下の要領で南極OB会事務局（以下、事務局）へお申し込みください。
● お申し込みは代表者がお願いします。
事務局から「南極OB会会員名簿システム利用申込書」（以下、利用申込書）をお送りします。
● 「利用申込書」に必要事項を記載しFax、メールで提出してください。
● 個人情報保護の観点から、「秘密保持誓約書」に必要事項を記入し、代表者が提出してください。
※ 「秘密保持誓約書」とは、該当情報について主に次のことを誓約するものです。
1） 申し込みの会を開催するためだけに使用する。
2） 情報をもとに名簿を作成して配布しない。
参加者名簿を配布する場合は事前に本人の承諾を得た項目のみ記載する。
3） 漏洩防止に努め、取り扱いには十分注意する。
● 会の案内通知文をすみやかに事務局にお送りください。
● 会員情報は使用後すみやかに事務局にご返却ください。
ご不明な点がありましたら、事務局までお問い合わせください。
