次の場合に必要最小限の個人情報が利用されます。
1. 会報の発送、OB会主催行事の案内ならびに支部からの案内を発送するとき。
2. 隊次同窓会、OB会内同好会等の親睦会開催にあたり、幹事担当のOB会員・会友から申し出があり、提供が適正と認められたとき。
3. その他OB会活動において提供が必要と認められたとき。
＜個人情報申請の手続き＞
隊次同窓会・OB会内同好会などを開催するために、該当者の住所などの個人情報が必要な場合は以下の要領で南極OB会事務局（以下、事務局）へお申し込みください。
● お申し込みは代表者がお願いします。
事務局から「南極OB会会員名簿システム利用申込書」（以下、利用申込書）をお送りします。
● 「利用申込書」に必要事項を記載しFax、メールで提出してください。
● 個人情報保護の観点から、「秘密保持誓約書」に必要事項を記入し、代表者が提出してください。
※ 「秘密保持誓約書」とは、該当情報について主に次のことを誓約するものです。
1） 申し込みの会を開催するためだけに使用する。
2） 情報をもとに名簿を作成して配布しない。
参加者名簿を配布する場合は事前に本人の承諾を得た項目のみ記載する。
3） 漏洩防止に努め、取り扱いには十分注意する。
● 会の案内通知文をすみやかに事務局にお送りください。
● 会員情報は使用後すみやかに事務局にご返却ください。
ご不明な点がありましたら、事務局までお問い合わせください。