南極OB会（以下、OB会）は、南極OB会会員等（以下、会員）の個人情報を取り扱うにあたって、その重要性を認識し、プライバシー保護の観点から基本的な方針を「南極OB会個人情報等の取り扱い方針」として定める。
１．個人情報とは
個人情報とは、会員の氏名や生年月日等、特定の個人を容易に認識し得る情報を指す。
２．個人情報の収集と会員名簿
OB会は、運営に必要な限りにおいて会員の氏名、メールアドレス、電話番号、連絡住所等の個人情報を適法かつ公正な手段によって収集し、「会員名簿」を作成する。
３．個人情報の利用目的
OB会が会員の個人情報を利用するのは以下の場合に限り、目的外には利用しない。
・OB会が会員に会報等の刊行物や各種案内を送付する場合。
・OB会が会員に連絡を取る必要が生じた場合。
・OB会における事業の改善のために何らかの分析を行う場合（この場合、会員個人を特定することはない）。「会員名簿」の利用や提供は取扱い方針に従い、利用目的の範囲内で行う。
４．個人情報の管理と名簿管理者
OB会は、会員の個人情報を細心の注意を持って取り扱い、厳重に管理する。名簿の日常の管理、運用は事務局長（以下、「名簿管理者」とする）が行う。名簿管理者は取り扱う個人情報について、不正なアクセス、紛失、漏洩等のおそれに対しては組織および技術上の合理的な防止策や是正策を講じる。
５．個人情報の第三者への提供・開示
OB会は、会員の個人情報を以下の場合を除いて、第三者に提供または開示はしない。
・会員本人の同意があった場合。
・法令に基づいて、公的機関から求められた場合。
・OB会の業務を遂行するためにOB会と機密保持契約を締結した業務委託先等の第三者に対して必要最小限の情報を提供する場合。
６．個人情報の安全対策
会員が個人情報の照会、修正、追加、削除等を希望する場合は、会員相互が会員名簿等の情報を照会できるシステム*に従い、本人であることを確認の上、対応する。
７．法令、規範の遵守、個人情報保護方針の変更
OB会は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他の規範を遵守する。また、この方針ならびにそれに基づく個人情報保護の取り扱いについて定期的に点検して継続的に改善に努める。本方針が予告なしに変更されることがあるが、変更については、会報、ホームページ等に掲載する。
*会員相互が会員名簿などの情報を照会できるシステムは別途定める。
本方針は２０１４年６月２２日より施行する。